Come si scrive una lettera?
Elena Bottari Maggio 28, 2018Le lettere sono un’abitudine un po’ fuori moda, un genere letterario (il genere epistolare), talvolta una necessità ufficiale e, in ogni caso, una tappa obbligata dell’apprendimento. In una lettera personale possiamo esprimerci pienamente e nei toni più diversi per comunicare il nostro stato d’animo, gli eventi più prossimi o le nostre impressioni riguardo qualcosa che abbiamo a cuore o che ci fa arrabbiare. Nella lettera commerciale o ufficiale comunichiamo informazioni su pagamenti, ricevimento merci, contratti oppure aggiorniamo il destinatario su cambiamenti delle politiche aziendali o dell’organico. I motivi per cui redigere lettere ufficiali possono essere infiniti.
Prima di tutto bisogna capire quale tipo di lettera dobbiamo scrivere. Qual è il destinatario? Qual è l’argomento? In base a queste due domande possiamo sceglierne lo stile e il tono.
Lettera amichevole
Intestazione
Se dobbiamo scrivere una lettera ad un caro amico potremmo iniziare con l’indicare, in alto e a destra, la data (16/05/2012 oppure 12 maggio 2012 oppure ancora “dodici maggio 2012”) in cui si sta scrivendo. Nella riga sotto potremmo rivolgerci all’amica o all’amico così:
Ciao Maria/o,
o
Cara Maria,
Caro Maria
oppure usando aggettivi e sostantivi simpatici, teneri, affettuosi o scherzosi:
Ciao vecchio mio,
Ciao carissima amica mia,
(stile piratesco) Vecchio bucaniere,
Brigante che non sei altro (se si vuole ironicamente alludere a qualche lieve mancanza dell’interlocutore, che magari non scrive da tanto o ha fatto qualche scherzetto)
(stile romantico) Tesoro mio amatissimo,
(stile romantico) Luce dei miei occhi,
(stile affettuoso e scherzosamente tenero) Orsacchiottone mio,
Gli esempi fumettistici (Snoopy che scrive al cugino che abita a Needels )letterari (lettere di Cekov alla moglie) e cinematografici (lettera di Tòtò)non mancano, la vostra fantasia farà il resto.
Adesso andiamo a capo e scriviamo la domanda cortese d’obbligo quando si scrive a persone con cui si ha un rapporto di affetto o di conoscenza, più o meno stretta,
come va?
oppure
come stai?
oppure, se sappiamo di qualche recente avvenimento capitato all’intelocutore
come è andato il tuo viggio in Islanda?
(tono scherzoso) sei sopravvissuto al viaggio con tua suocera?
(tono serio) come ti senti dopo l’operazione?
Dopo la domanda è una mossa gentile quella di esprimere il nostro auspicio che tutto vada per il meglio
(tono amichevole d informale) Spero che tutto fili liscio
(tono amichevole ma più serio) Spero che tutto vada bene
Si può mantenere un tono amchevole anche dando dei lei, se la persona a cui ci si rivolge ci dà normalmente dei lei o se si tratta di una persona più anziana di noi.
Se invece la persona non è a noi troppo vicina e la conoscenza è superficiale dovremo procedere così
Gentile Signora Nome e Cognome,
Gentile Signora,
oppure
Gentile Marisa (se, pur dandole del lei, chiamiamo per nome la signora)
spero che lei e la sua familgia stiate bene, ec..
Oggetto
A questo punto bisogna spiegare il motivo della lettera
Ti scrivo per chiederti se tu voglia venire due giorni in campeggio, al lago, assieme a me.
Ti scrivo per dirti che mi sono molto divertita alla tua festa.
Ti scrivo perchè sono stufo di aspettare che lo faccia tu.
Le scrivo per informarla che ho trovato la sua capra nel mio giardino.
Le scrivo per sapere se possa restituirmi l’ atlante astronomico che le avevo prestato.
Le scrivo per confessarle che sono veramente stanco di lavorare e verrei volentieri a passare tre giorni nel suo albergo.
Ora è possibile sbizzarrirsi in narrazioni, domande, risposte a domande poste dall’interlocutore in precedenti missive, barzellette, indovinelli, poesie, lamentele, disegni, rebus, invettive, acquarelli, caricature e confessioni.
Conclusione
Si chiude poi con qualche frase affettuosa, gentile, cortese o più formale come
Non vedo l’ora i vedere che faccia hai senza gli occhiali.
Mi manchi un sacco, spero di vederti presto.
(tono romantico e un tantino melodrammatico)Conto i minuti che mi separano da te
e poi
Con affetto
Con amore
Tanti cari saluti
Tanti auguri di pronta guarigione
Passatela bene vechio mio
Non fare niente che io non farei
Risposati
e per finire, la firma
Tuo Carlo
Carlo
(se non c’è un rapporto troppo serio) Carlo Bonatti
(tono affettuoso e buffo) Il tuo fedele marmottone
Lettera commerciale
Per le lettere commerciali e formali invece è tutta un’altra storia.
Ci sono regole e formule di cortesia più rigide e il testo è suddiviso in parti codificate: intestazione (per le lettere commerciali), destinatario (per le lettere commerciali), data, riferimento (per le lettere commerciali), oggetto (per le lettere commerciali), esordio, corpo del testo (parte argomentativa composta da un’ introduzione, un tema centrale e una conclusione), commiato, antefirma (per le lettere commerciali).
Intestazione
L’ intestazione, che va inserita nelle lettere commerciali, è composta dalla sigla o dal logo dell’ azienda o del professionista che redige la lettera e comprende nome, indirizzo, numero di telefono e fax, e-mail e url del sito internet.
Il destinatario di una corrispondenza commerciale si scrive in alto a sinistra o a destra, prima della data.
Spettabile XXX S.r.l.
Via Guidobaldo Tromboni 27,
10625 Pignacotta (CV)
Alla cortese attenzione di Aristarco Zelota, direttore marketing
La data si scrive sotto l’intestazione, a destra.
Riferimenti
I riferimenti (formule come n./rif., Ns/rif., Vs/rif.) vanno inseriti sotto la data e servono a far comprendere in modo inequivocabile quale sia il documento di cui si parlerà nella lettera. Di solito nelle lettere commerciali si scrive in risposta ad altre comunicazioni che sono sempre identificate da un codice. Il riferimento a tale codice dissipa eventuali dubbi o confusioni.
Oggetto
Nell’ oggetto va inserito il motivo della lettera.
Oggetto: dimissioni
oppure
Oggetto: saldo fattura
Esordio
Nell’esordio ci rivolgiamo al nostro corrispondente.
Gentile signore/a o titolo,
Gentilissim/a/i/e signori/e,
Egregio signore/a,
Egregio avvocato Blasi,
Egregio Ingegnere,
Distinta dottoressa Brizzi,
Distinto Geometra,
Pregiatissimo Professore,
Pregiatissimo Signore,
Chiarissimo Professore,
Chiarissimo Direttore,
Onorevole Senatore,
Spettabile Ditta,
Reverendo padre,
Sua Eccellenza,
Corpo della lettera
Nel corpo della lettera argomenteremo le nostre ragoni o richieste forniremo le nostre spiegazioni e ci accomiateremo con formule di cortesia come queste:
Distinti saluti.
Cordialità.
Cordiali saluti.
Un cortese saluto.
In attesa di un Suo gradito riscontro.
Ringraziando per l’attenzione.
Antefirma e firma
L’antefirma precede la firma vera e propria. E’ il nome della ditta e il nome e cognome della persona e la carica che occupa.
Nel caso in cui a scrivere la lettera commerciale sia un cittadino privato si scriveranno Nome, Cognome e indirizzo.
La firma segue l’antefirma e si scrive in basso a destra.
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